O cartão corporativo é uma ferramenta prática que facilita o dia a dia das empresas e de seus colaboradores. No entanto, o mau uso desse recurso pode trazer graves consequências, desde problemas fiscais até demissões por justa causa. Recentemente, o caso de um alto executivo do Itaú Unibanco demitido pelo uso inapropriado do cartão corporativo chamou atenção para a importância de respeitar as políticas internas das empresas. Mas afinal, o que é considerado um uso correto? Como evitar armadilhas? Continue lendo e descubra tudo o que você precisa saber para utilizar essa ferramenta com responsabilidade.
O que é o cartão corporativo e para que serve?
O cartão corporativo é um meio de pagamento disponibilizado por empresas para cobrir despesas relacionadas às atividades de seus colaboradores. Ele elimina a necessidade de o funcionário usar recursos próprios e posteriormente solicitar reembolsos. Além de prático, o cartão corporativo permite um maior controle das finanças empresariais, desde que usado de forma correta.
Benefícios do uso do cartão corporativo
- Praticidade: Facilita a realização de pagamentos rápidos.
- Controle financeiro: Permite o acompanhamento em tempo real dos gastos.
- Redução de processos: Evita a burocracia dos reembolsos.
- Transparência: Simplifica a auditoria financeira.
No entanto, o mesmo recurso que traz tantos benefícios também pode ser um grande problema quando mal utilizado.
Regras gerais para o uso correto do cartão corporativo
Para evitar equívocos e consequências graves, é fundamental seguir as políticas de governança da empresa. As principais regras incluem:
- Limitação de uso: Gastos devem estar alinhados com as atividades profissionais.
- Aprovação prévia: Determinados gastos necessitam de autorização formal.
- Comprovantes: É essencial guardar notas fiscais e justificativas para auditorias.
- Treinamento: Funcionários devem ser instruídos sobre as diretrizes de uso.
Consequências do mau uso do cartão corporativo
1. Problemas fiscais
O advogado Rodrigo Lazaro destaca que, para empresas que optam pelo lucro real, despesas dedutíveis no Imposto de Renda devem ser úteis, necessárias e normais. Gastos não alinhados a essas diretrizes são indedutíveis e podem gerar cobranças adicionais de IRPJ e CSLL.
No caso de empresas no lucro presumido ou Simples Nacional, gastos não declarados podem ser vistos como “acréscimos patrimoniais a descoberto”, sujeitando-as a autuações fiscais.
2. Consequências trabalhistas
Desvios no uso do cartão corporativo podem ser considerados remuneração indireta, impactando os encargos trabalhistas. Além disso, a CLT prevê demissão por justa causa para casos de improbidade.
3. Impacto no ambiente corporativo
Abusos podem gerar desconforto e desconfiança entre colaboradores, prejudicando a dinâmica da equipe.
Exemplos do que pode e não pode ser pago com o cartão corporativo
Pode
| Categoria | Exemplos |
|---|---|
| Despesas de viagem | Passagens, diárias em hotéis, alimentação |
| Materiais de trabalho | Compra de equipamentos, licenças de software |
| Representação | Refeições com clientes, aluguel de salas |
| Combustíveis | Uso de veículos para fins corporativos |
| Cursos e eventos | Inscrições em treinamentos profissionais |
Não Pode
| Categoria | Exemplos |
| Despesas pessoais | Compras de uso particular, contas pessoais |
| Entretenimento | Shows, cinemas, assinaturas de streaming |
| Presentes | Itens para amigos ou familiares |
| Multas | Infrações de trânsito |
Ferramentas para controle do cartão corporativo
A tecnologia tem sido uma grande aliada na gestão de cartões corporativos. Soluções como o PagCorp oferecem:
- Controle centralizado: Permite acompanhar todas as transações em tempo real.
- Inteligência artificial: Identifica inconsistências e evita fraudes.
- Políticas customizáveis: Define limites de uso e aprovações hierárquicas.
- Economia: Redução de até 80% em fraudes, segundo especialistas.
Dicas para usar o cartão corporativo de forma responsável
- Leia as políticas internas da empresa.
- Solicite aprovações antes de realizar compras maiores.
- Guarde todos os comprovantes de transações.
- Use apenas para despesas relacionadas ao trabalho.
- Evite gastos que possam ser interpretados como pessoais.
Conclusão
O cartão corporativo é um recurso valioso para empresas e colaboradores, mas seu uso requer responsabilidade e atenção. Seguir as políticas da empresa, evitar despesas pessoais e manter a transparência são passos fundamentais para evitar problemas. Aproveite as dicas e ferramentas apresentadas neste artigo para garantir que o cartão corporativo seja uma vantagem e não uma fonte de preocupação.
